Read Confirmation
Lesebestätigungen für Confluence-Inhalte
Stellen Sie sicher, dass Benutzer in Confluence eine Seite auch wirklich gelesen haben, ohne die tägliche Flut an E-Mails zu vergrößern. Bei Bedarf kann auch eine explizite Bestätigung der Leser eingefordert werden. Helfen Sie dem Anwender, wichtige von unwichtigen Einträgen zu unterscheiden.
Erstellen einer Lesebestätigung
Mit einem Klick auf den Eintrag Lesebestätigung im Extras-Menü können Sie Benutzer zum Lesen der aktuell angezeigten Seite auffordern. Ein Dialog führt Sie durch alle Einstellungen, wie das Hinzufügen von Benutzern / Gruppen, einer Lesefrist, oder ob der Leser bestätigen muss, die Seite auch wirklich gelesen zu haben.
Benachrichtigung
Mit einem Makro können Sie die Benutzer auf jeder Seite in Listenform personalisiert über ausstehende Lesebestätigungen informieren. Am sinnvollsten ist diese Liste der wichtigen Informationen auf dem Dashboard. So ist sichergestellt, dass die Nutzer bei jedem Login sofort erkennen, welche wichtigen Informationen für sie speziell vorliegen. Zusätzlich erhält der aufgeforderte Benutzer beim Besuchen einer Seite mit Lesebestätigung eine deutlich sichtbare Box am Anfang der Seite, die ihn über alle notwendigen Schritte informiert. Je nach Status (gelesen / nicht gelesen) hat diese Box eine andere Farbe.
Der Status einer Lesebestätigung wird sofort aktualisiert und kann von allen Beteiligten Personen eingesehen werden.
Beim Überschreiten der Lesefrist kann denjenigen Lesern, die nicht in der vorgegebenen Zeit die Seite gelesen haben, eine Erinnerungsmail von Confluence geschickt werden, sodass keine wichtige Information übersehen wird.
Konfiguration
Das Plugin Read Confirmation wird nur den Benutzern im Extras-Menü angezeigt, welche auch die Berechtigung zur Verwendung haben.
Das Plugin enthält eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten. Der Administrator kann z.B. die Sichtbarkeit des Lesestatus einschränken, so dass kein Benutzer mehr sehen kann, wer wann welche Seite gelesen und bestätigt hat. Selbst der Administrator bekommt nur eine anonymisierte Übersicht angezeigt. Read Confirmation adressiert damit die Datenschutzbedingungen in vielen Unternehmen.
In das Template für Erinnerungsmails können Platzhalter eingefügt werden, zum Beispiel für den Benutzernamen oder einen Link zur Seite. Sie entscheiden, welchen Text Ihre Mitarbeiter erhalten sollen.
Sobald pro Mitarbeiter viele Anforderungen für eine Lesebestätigung vorliegen, kann die mit dem Makro erzeugte Liste schnell unübersichtlich werden. Deshalb enthält das Makro Filterfunktionen, die jeder einzelne Mitarbeiter für sich oder das Team einstellen kann.
Fazit
Die Verwendung des Read Confirmation Plugins ist eine zeitsparende Alternative gegenüber dem Versenden von E-Mails innerhalb eines Unternehmens. Bei der heutigen Flut von E-Mails sind Lösungen erforderlich, die Ihre Mitarbeiter entlasten und auf die Kerninformation fokussieren. Durch das Plugin können sehr einfach und schnell wichtige von unwichtigen Artikeln oder Bekanntmachungen unterschieden werden.
Sie können das Plugin von der Atlassian Plugin Exchange laden und evaluieren. Eine Anleitung finden Sie hier: Generieren einer Evaluationslizenz
Das Plugin kann über unseren Plugin Shop erworben werden.
Sie erreichen uns telefonisch unter +49 711 / 28 07 57 - 0, per Kontaktformular oder direkt per E-Mail.